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DictateFlow
Die professionelle Workflow-Lösung für Dragon NaturallySpeaking 11!
DictateFlow ist das automatische Dokumenten-Management fĂĽr Sprache und Text vom Diktat bis zur Archivierung!
Es unterstützt den Arbeitsablauf zwischen Autor und Sekretärin (Verteilerdienst, Sekretärin oder Gruppe) und steigert die Produktivität in Ihrem Unternehmen (integrierte Vertreterfunktionen).
DictateFlow unterstützt alle Arten von Diktaten. Der Autor diktiert einfach in Dragon Naturally Speaking oder erzeugt eine *.wav-Datei (über den integrierten DictateFlow Recorder oder über ein digitales Diktiergerät).
In beiden Fällen wird der Auftrag an eine Sekretärin, eine Gruppe oder eine Verteilerstelle weitergeleitet.
Der Autor versieht sein Diktat mit Aktenzeichen, Kommentar und Priorität.
DictateFlow arbeitet wie folgt:
- Der Autor diktiert in Dragon NaturallySpeaking oder in den Diktiergerät und versendet das Diktat an die Sekretärin, den Verteiler oder die Gruppe von Sekretärinnen
- Die Sekretärin öffnet das Dokument, und der entsprechende Dragon-User wird geöffnet
- Nach der Korrektur kann das Diktat an den Autor zur Kontrolle zurĂĽckgeschickt werden
- Danach kann das Dokument erneut bearbeitet oder gedruckt und archiviert werden.
- Dabei werden die übrig gebliebenen DRA-Dateien (Diktatdateien) automatisch gelöscht.
Durch die Integration von Microsoft Word ist es wahlweise möglich, bereits beim Diktat durch den Autor den Text einer bestimmten Word-Vorlage zuzuordnen.
Der Autor sieht nur seine Dokumente — mit aktuellem Bearbeitungszustand.
Es erfolgt eine automatische Sortierung nach Priorität, Art und Alter der noch zu bearbeitenden Dokumente.
Die komfortable Suchfunktion ermöglicht z.B. das Suchen nach „alle Dokumente zu einem bestimmten Aktenzeichen“, unabhängig davon, ob sie bereits archiviert oder noch in Bearbeitung sind.
Der Autor sieht alle Dokumente, die er in Bearbeitung hat.
Alle Anwahlmöglichkeiten sind auch per Sprache zu bedienen!
Die Sekretärin erhält eine Übersicht aller für sie oder ihre Gruppe bestimmten Dokumente und für Andere bestimmte, die sie aktuell vertritt. Die Korrektur bzw. das Umsetzen der Dokumente erfolgt direkt in Microsoft Word.
Bei Organisationen mit zentralem Schreibdienst werden die Dokumente einfach an eine Verteilerstelle geschickt, die dann die Verteilung auf die einzelnen Sekretärinnen übernimmt. Die Vertreter– und Gruppenlisten sind jederzeit einsehbar und änderbar. Nach Fertigstellung (Korrektur, Ausdruck etc.)
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